Former avec pédagogie et faciliter les processus au Centre de Réadaptation de Mulhouse

Interview de Françoise Nonnenmacher, référente logiciel au CRM depuis 7 ans.

Le Centre de Réadaptation de Mulhouse est l'un des plus anciens établissements à utiliser le logiciel Rééducation de DAI, depuis une vingtaine d'années. Il dispose d'une capacité d'hospitalisation complète de 70 lits et d'une hospitalisation partielle pour 57 patients. Françoise Nonnenmacher, cadre du pôle médico-économique y assure entre autres la mission de référente logiciel. Elle joue un rôle pivot entre les équipes en place et DAI l’éditeur du logiciel, facilitant l’intégration des nouveaux arrivants, optimisant les processus et veillant à l’adoption des évolutions.

”Si j’assume le rôle de référente logiciel, m’appliquant à emmener tout le monde avec moi pour un usage maitrisé de l’outil, je ne fais rien toute seule. L’organisation et l’utilisation du logiciel métier sont l’affaire de tout un établissement.” Françoise Nonnenmacher

Quelle sont vos attributions au sein du CRM ?

Je travaille dans le ”Pôle médico économique”, communément appelé ”Département d’Information Médicale” dans les autres établissements, en charge du dossier patient et auquel l’établissement a logiquement rattaché la gestion du logiciel des patients. Je suis également référente identitovigilance et responsable du PMSI ainsi que des statistiques sur la base de données.

Côté logiciels, je suis administratrice de l’outil métier Rééducation et des autres plateformes liées à la partie sanitaire de l’établissement. Ma fonction est donc assez polyvalente. L’établissement dispose par ailleurs d’un service informatique.

En quoi consiste votre mission de référente pour le logiciel Rééducation ?

Je veille à une utilisation fluide de Rééducation. Toute entrave à son bon fonctionnement me revient car je suis identifiée comme personne à contacter en cas de problème.

Je filtre les mises à jour pour ne pas surcharger les équipes et je les accompagne au changement en fonction de la plus-value que l’évolution représente pour les utilisateurs.

Par ailleurs, avec l’aide de ma collaboratrice, je relance les intervenants pour la validation hebdomadaire des actes (rééducation, cotation des dépendances, cotation centralisée des dossiers médicaux...). Nous programmons les actions vérificatives, rectificatives et leur accompagnement.

Enfin, je fais en sorte de faciliter les processus d’utilisation du logiciel et j’assure le lien avec DAI sur tous les sujets, à l’exception de la facturation.

Comment aidez-vous les nouveaux arrivants à se familiariser avec Rééducation ?

Chaque nouvel entrant, qu’il soit embauché ou stagiaire longue durée, est accueilli dans mon bureau pour une formation d’une heure à une heure et demie. Je lui montre les différentes thématiques traitées par le logiciel et comment est structuré le dossier patient.

Il s’agit d’une prise en main concrète, face à l’ordinateur. Le nouvel entrant apprend en faisant. Il se connecte avec ses identifiants et travaille sur des cas concrets qu’il sera amené à rencontrer dans son quotidien. Je l’aide ainsi à construire en fonction de ses besoins réels, à se sentir à l’aise, à lever une appréhension éventuelle face à un changement d’outil.

Lors de cet échange, j’indique où trouver la bibliothèque des guides dans Rééducation ainsi que nos documents institutionnels (Politique Dossier Patient, Charte d’identitovigilance…).

Cette approche personnalisée permet d’adapter la prise en main de l’outil en fonction de l’appétence informatique du nouvel arrivant.

Existe-t-il un relais après cette mise en selle ?

Oui, chaque nouvel arrivant intègre une équipe qui vient en support, notamment grâce à son référent interne. Dans une équipe de soins, il s’agit d’un tuteur et chez les rééducateurs, c’est un coordinateur métier. Ces référents poursuivent l’accompagnement démarré avec moi. Je suis également assistée par ma collaboratrice qui accompagne les équipes soins sur le versant de la dépendance.

Au quotidien, toute personne en poste peut nous contacter directement.

Comment gérez-vous les évolutions du logiciel ?

Si une évolution majeure est prévue, j’informe les coordinateurs en amont et leur explique les changements. Chacun répercutera ensuite l’information sur son équipe. Et, si nécessaire, j’interviens en réunion d’équipe pour préciser les évolutions et répondre aux questions.

Comment votre action de référente logicielle est-elle perçue ?

Rééducation est un logiciel stable dans lequel nous avons confiance, ce qui contribue à la sérénité des équipes. Au-delà, elles savent que nous sommes à leur écoute pour répondre à leurs questions. Je suis là pour les aider. Ma disponibilité et mon anticipation permettent de construire pour l’avenir. Certes, expliquer en détail et en amont comment valider les actes ou coter la dépendance prend du temps. Mais les équipes ont conscience que cela leur en fait gagner ensuite. C’est la meilleure façon d’obtenir un fonctionnement optimal.

Dans votre posture, qu’est-ce qui vous permet de réussir cette mission d’accompagnement ?

La pédagogie et l’écoute active sont mes atouts pour obtenir l’adhésion. J’essaie de ne pas m’opposer à la pratique d’un utilisateur, par exemple, j’évite la formulation "Ce que vous faites est faux". Le logiciel de DAI offre plusieurs manières d’effectuer une même action, plusieurs chemins. Chacun peut donc s’approprier une fonctionnalité à sa façon. Lorsqu’une personne est en difficulté, je demande toujours "Comment faites-vous" ? afin de comprendre son cheminement. Ensuite, nous ajustons sa pratique tout en respectant son savoir-faire.

Parcours : Françoise Nonnenmacher possède une Licence en Informatique et un Master en Sciences Humaines et Sociales - Spécialité Ingénierie de la Formation et des Compétences. Elle a été formée au métier de TIM à son arrivée au Centre Réadaptation de Mulhouse.

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