Interview de Nicolas TOUCHON, directeur
L’Institut Robert Merle d’Aubigné à Valenton (94) est un centre SMR spécialisé en appareil locomoteur et appareillage des personnes amputées. Établissement privé non lucratif indépendant, il est reconnu centre ressource en consolidation osseuse et en appareillage, centre de compétence pour l’appareillage des malformations de membres. Doté d’un atelier intégré d’appareillage, l’IRMA réalise des prothèses d’entrainement et définitives.
Pour le suivi informatique de ses patients, il s’est équipé en 2007 du logiciel Rééducation de DAI. Il en utilise toutes les fonctions socles (préadmission, dossier de soins, dossier patient, PMSI, etc.), ainsi que les solutions Pharmacie, Repas et GAP. Ces deux dernières ont été déployées début 2024. Nicolas TOUCHON, directeur de l’établissement, nous explique ce choix, les temps forts du processus de bascule vers Rééduc’repas et Rééduc’GAP, ainsi que le rôle de chacun.
▶ Pouvez-vous préciser l’activité très spécialisée de votre établissement de SMR, reconnu sur le territoire ?
L’Institut Robert Merle d’Aubigné est un centre de référence dans le traitement des affections de l’appareil locomoteur. Les patients amputés représentent 70 % de l’activité. Premier centre d’appareillage en France parmi la quinzaine d’établissements hyperspécialisés, il accueille plus de 3000 patients et livre jusqu’à 1500 prothèses par an. La structure assure le suivi médicotechnique de grand appareillage en hospitalisation complète ou de jour et chaque patient bénéficie d’une prise en charge pluridisciplinaire centrée sur un projet personnalisé de soins. Il comprend l’accès à un plateau technique complet de rééducation avec une piscine, un gymnase, un parc...
Également, le laboratoire d’analyse du mouvement permet d’assurer une activité de recherche, que complète une activité d’enseignement et de formation en partenariat avec nombre d’écoles et d’universités.
▶ En quoi le logiciel Rééducation est-il adapté au quotidien de vos intervenants ?
Tel qu’il a été conçu, le logiciel de DAI répond particulièrement bien aux besoins de la rééducation qu’il rend très fluide. Nous traitons des patients dont la prise en charge peut durer 3 mois, comprenant les temps de cicatrisation, d’appareillage provisoire, de rééducation, puis d’appareillage définitif. Les outils intégrés au logiciel Rééducation, développés autour de cette réalité du terrain, satisfont ce besoin d’accompagnement dans le temps long. C’est une spécificité différenciante.
L’aspect très pluridisciplinaire du logiciel est également en phase avec les contraintes des quelque 150 personnes qui l’utilisent dans notre centre : les aides-soignantes, les infirmières, les rééducateurs... Par exemple, tous les professionnels peuvent accéder aux observations renseignées pour un patient.
▶ Début 2024, vous avez déployé les solutions d’organisation des Repas et de Gestion Administrative des Patients fournies dans Rééducation. Pourquoi ?
Pour traiter les thématiques Repas et GAP, nous avions jusqu’alors en place des logiciels contractés auprès d’autres fournisseurs informatiques.
En basculant vers les fonctions Repas et GAP qui sont incluses dans Rééducation mais que nous n’utilisions pas encore, je souhaitais :
Éviter les problématiques d’interfaces qui peuvent se produire lorsqu’une solution logicielle thématique est utilisée en dehors du logiciel principal de gestion du parcours patient.
Permettre une transmission facilitée des données. Prenons l’exemple d’un patient partant en permission. L’information sur sa sortie est désormais automatiquement intégrée dans la Gestion administrative du patient, sans action particulière à réaliser. Pas de coup de téléphone à passer, pas de récapitulatif à modifier manuellement.
Limiter les risques d’erreur. Reprenons l’exemple du patient partant en permission, le logiciel Rééducation centralise cette information, la répercutant sur les différents modules impactés. Aucun repas n’est commandé inutilement, la facturation du séjour tient compte de cette sortie, le nombre de places disponibles dans l’établissement est fiable...
▶ Et pour la solution Rééduc’repas ?
Cette bascule évite des manipulations sources de perte de temps. Pas de fiche patient à recréer (identité, informations administratives, régimes alimentaires...), pas de saisie manuelle en cas d’absence.
▶ Quelles étapes ont été mises en place pour procéder à la bascule vers Rééduc’GAP ?
1. Préformation
2. Bascule
3. Débrief - Consolidation
En amont, nous avons préparé les collaborateurs au changement. DAI est venu sur site expliquer de quoi il en retournait à tous les employés traitant de préadmission, d’admission et de facturation. Une bonne façon de lever les craintes. Quitter un logiciel pour un autre représente un changement important, il nécessite du temps et des ressources internes.
Le jour J, la bascule s’est faite en présence de l’équipe informatique qui avait bien préparé tous les aspects techniques et était mobilisée pour les ajustements, les imprévus. Nous avons rencontré quelques bugs qui ont vite été résolus.
Un mois après le déploiement, une session de consolidation a été mise en place avec DAI, dans le but d’apporter des précisions sur certaines fonctions, de répondre aux questions.
▶ Quelle est votre organisation interne pour parvenir à un usage optimisé du logiciel ?
Nous avons mis en place des référents métiers, généralement les responsables de services, qui connaissent bien leur process métier tel que transposé dans Rééducation. Ils sont en première ligne pour répondre à des interrogations d’intervenants dans leur service, résoudre des problèmes d’usage. Exemples : pour la création d’un nouveau plat, c’est la diététicienne qui s’en occupe, pour une question de mutuelle, c’est la responsable facturation qui traite. Ils aident ainsi les équipes à utiliser le logiciel avec fluidité, sans délaisser des fonctions mal appréhendées.
Par ailleurs, un responsable informatique est en poste à l’échelle de l’établissement. Il est l’interlocuteur direct de DAI pour les aspects techniques, de programmation, les paramétrages à opérer... Capable de résoudre de nombreux points par lui-même, son expertise du logiciel lui octroie une certaine autonomie.
Enfin, notre responsable administratif et financier pilote les différents systèmes d’information présents dans l’établissement. Il a un rôle de coordination des prestataires, des formateurs et de l’ensemble des logiciels et applications qu’utilise l’établissement, etc.
Ces trois strates sont complémentaires et indispensables à la bonne marche.
▶ En tant que directeur, quel est votre rôle quand il est question de changement ?
Ma fonction nécessite de la prise de recul et du temps d’écoute. Pour emporter l’adhésion, il faut s’enquérir des attentes de ses collaborateurs, même si 100 % de satisfaction est une utopie !
Il me parait précieux de comprendre les tenants et aboutissants, d’être bien au fait des réalités ; pour ma culture professionnelle bien sûr, mais également pour la motivation des équipes. L’implication de la direction d’établissement donne de l’élan aux intervenants, leur fait prendre conscience de la nécessité d’y aller, et d’y aller dans de bonnes conditions.
Par ailleurs, il y a le travail de préparation au changement que j’ai déjà expliqué.
S’enquérir, former et accompagner, voilà les mots-clés !
▶ Vous militez pour une utilisation du logiciel Rééducation à son plein potentiel. Pouvez-vous expliquer ?
Quand on dispose d’un outil aussi complet que celui de DAI, tant qu’une fonctionnalité répond parfaitement à un besoin, elle doit être utilisée. La force de l’habitude, - des mauvaises habitudes parfois ! - ne doit pas être un écueil pour éviter de mettre en œuvre certaines fonctionnalités. C’est contre-productif.
Là, un travail de pédagogie est souvent utile pour faire comprendre à tous les utilisateurs le bénéfice cumulé de l’ensemble des fonctions, comme les pièces d’un puzzle qui s’imbriquent. Pour exemple, les tableaux de bord et les suivis statistiques automatiquement générés sont préférables aux fichiers Excel utilisés précédemment. À la clé se trouvent du temps gagné dans le processus, de la fiabilisation des données et de la sécurisation.