Spécialisée dans le traitement de l’addiction à l’alcool, la clinique privée Les Bruyères a été créée en 1981 à Auberchicourt, dans le département du Nord. Elle compte 60 lits en hospitalisation complète et 15 places de jour. Son directeur, Franz Schimmel, nous explique ce qu’il attend de son logiciel de suivi des patients et pourquoi il a fait le choix de DAI comme partenaire informatique pour Les Bruyères.
▶ Quels sont les besoins spécifiques de votre établissement en matière de suivi du parcours patient ?
Les Bruyères présente la particularité de ne pas avoir de pharmacie à usage interne (PUI). Nous travaillons avec une officine de ville. Dans le cadre du dossier patient informatisé, notre logiciel doit donc permettre en toute sécurité une ouverture sur l’extérieur pour qu’un pont se fasse avec ce fournisseur. Rééducation nous le permet.
Un autre besoin vient de notre activité même : le traitement de l’alcoolo-dépendance. La prise en charge du patient repose sur un programme thérapeutique certes individuel mais construit sur une base d’ateliers collectifs. Pour organiser ces réunions de groupes, notre outil de gestion informatique se doit d’intégrer le planning de chaque patient et d’assurer une visibilité large pour faire coïncider les plannings des patients à réunir avec ceux des intervenants. Voilà nos deux priorités pour gagner du temps et être opérationnels.
▶ Plus précisément, qu’avez-vous mis en place au niveau de la gestion des plannings ?
Nous avons créé un modèle de projet de soin qui est désormais paramétré dans notre outil informatique, plus précisément dans le module consacré à la planification. Il comprend des plannings types sur plusieurs semaines.
Inutile donc de repartir à zéro lorsqu’il faut bâtir le planning d’un nouveau patient. La base est disponible avec les réunions de groupes pré-enregistrées. Elle est facilement affectable au patient tout en étant modifiable en fonction des aléas.
Ensuite, avec Rééducation, nous couplons l’agenda des réunions de groupe avec les entretiens individuels des patients. Un professionnel cale les entretiens individuels en ayant une vue d’ensemble des créneaux disponibles à la fois dans son agenda et dans celui du patient.
Les psychologues, l’assistante sociale, les infirmiers ou encore la neuropsychologue : tous utilisent le planning généré par la cadre de santé pour les réunions de groupe, ainsi que celui des patients qui viennent se greffer sur leur propre agenda.
▶ Remontons à 2016, année de l’informatisation de votre clinique, qu’est-ce qui a guidé votre choix ?
Deux portes m’ont mené jusqu’à la société DAI. En tant qu’expert-visiteur pour la HAS depuis 2009, j’ai eu l’occasion de voir tourner le logiciel Rééducation dans un établissement équipé. Une première bonne impression. Ensuite, en menant ma petite enquête auprès d’autres centres de soin déjà informatisés, la solution de DAI m’a été conseillée.
Mais ce qui a vraiment plié la décision, c’est la dimension tout en un.
Je voulais absolument investir dans un logiciel qui soit "intégré", c’est-à-dire qui fonctionne sous le même environnement pour tous les modules.
Je ne voulais pas d’une solution avec plusieurs systèmes d’exploitation qui posent problème pour passer de l’un à l’autre. Je connaissais la limite et même l’usine à gaz que cela pouvait être avec des processus alors ralentis !
Seule DAI m’a proposé un logiciel qui tournait intégralement sous Windows, pour la gestion médicale du patient, la facturation, l’administratif, le PMSI et tout le reste.
Nous avons UN logiciel et un unique. Pas de soucis de passerelles, d’interfaces, ni de versions qui ne sont plus compatibles dans le temps.
▶ Comment s’est déroulée l’installation de Rééducation ?
Pour notre première solution de gestion informatisée globale, il m’a paru judicieux de ne pas passer de rien à tout et de prévoir une montée en charge progressive pour faciliter l’adaptation interne. En six mois environ, avec l’accompagnement de DAI, la transition s’est faite en douceur, selon ces étapes :
1. La partie administrative : la base du dossier patient (préadmissions, admissions)
2. La partie médicaments : les prescriptions avant de déployer tout le dossier
3. Le couplage facturation et PMSI
4. La montée en charge sur le dossier patient : le thésaurus avec les observations, les évaluations, les données structurelles, etc.
Bien sûr, pour une clinique qui serait déjà équipée d’une solution logicielle et qui basculerait vers une autre, il n’est pas question de repasser par le papier ! Je travaille en ce moment même sur un schéma d’intégration bien plus rapide pour la clinique de la Bréhonnière (Astillé, 53) qui fait partie de notre groupe HPA* et dans laquelle un autre logiciel était en place.
*Hospitalisation privée d’addictologie
▶ Avec le recul, quel regard portez-vous sur la place de Rééducation dans votre clinique et plus largement dans le groupe HPA ?
D’abord, je suis très satisfait de ce choix. DAI est une entreprise à taille humaine particulièrement proche de ses clients et réactive sur les dépannages, mises à jour, améliorations du système, etc.
Cette réactivité est d’autant plus appréciable qu’elle se fait rare de nos jours. Et pour une structure comme la nôtre qui n’a pas d’informaticien en interne, c’est primordial.
Très pluridisciplinaire et complet, le logiciel est à la confluence de tous les membres du personnel. Son action dépasse largement les notions de dossier médical, dossier patient. Preuve en est, je l’utilise moi-même pour préparer mes audits, soutenir ma démarche qualité. Il est également devenu notre logiciel de comptabilité.
Ces aspects ont décidé la direction du groupe HPA à installer Rééducation dans toutes ses cliniques. Le centre du Relais (Caillac, 46) a basculé récemment, celui de la Bréhonnière (53) sera bientôt opérationnel... Le déploiement est facilité par notre modèle existant aux Bruyères. Les autres établissements bénéficient de notre expérience et récupèrent certains éléments déjà paramétrés : les modèles de courriers, le thésaurus, les profils... Nos activités sont similaires, et nos modes de fonctionnement proches, donc transposables.
▶ Quels conseils donneriez-vous à un centre de soins qui cherche un nouveau partenaire informatique ?
Évidemment, de se renseigner auprès d’établissements à la typologie proche de la sienne.
Puis de s’intéresser à des critères qui me paraissent cruciaux et que j’ai déjà évoqués.
Le potentiel en matière de planification. Lorsqu’il défaille, il est une vraie source de complication dans les cliniques. Et le nombre d’interfaces du logiciel qui doit être le plus réduit possible. Un outil intégré, c’est l’idéal !
▶ En mot de la fin, si vous aviez une baguette magique, quelle évolution logicielle apporteriez-vous ?
Une messagerie sécurisée vers l’extérieur incluse dans Rééducation.