Hervé, 65 ans, sort d’une structure de court séjour et doit intégrer demain un centre de soins de suite et de réadaptation en hospitalisation complète (HC). Il a besoin de soins pour retrouver l’autonomie qu’il a récemment perdue.
À chaque étape de son hospitalisation en SSR, l’équipe pluridisciplinaire qui va le prendre en charge a besoin de s’appuyer sur un outil informatique fiable qui regroupe en temps réel tout son suivi, tant d’un point de vue médical qu’administratif ou financier.
Voyons comment le logiciel de suivi du parcours patient les accompagne et quels sont ses principaux rôles : anticipation, information, planification, échange, sécurisation et facturation.
« Si le séjour du patient est comparé à un escalier à gravir, à chaque marche, le logiciel a un rôle à jouer visant à faciliter la vie des intervenants de la structure et à sécuriser leur démarche. Il impacte le fonctionnement de la clinique, l’administratif et bien sûr la qualité de prise en charge de l’hospitalisé ».
Emanuel Archambault, Directeur technique DAI
Rôle 1 - Anticiper
La collecte d’informations
Informatiquement traité, le dossier de préadmission permet de préparer l’entrée du patient en assurant conjointement la gestion de :
▶ la file d’attente pour les patients attendant une disponibilité ;
▶ la file active pour les patients dont l’entrée est inscrite au planning à une date définie.
La surveillante, cadre infirmière ou secrétaire d’admission du centre SSR entre en contact avec l’établissement qui doit transférer Hervé afin d’obtenir des détails sur son état, ses besoins, son traitement en cours, ses habitudes de vie et difficultés, ainsi que son compte rendu opératoire. Ces éléments d’identité, médicaux comme administratifs ainsi collectés servent à la préalimentation du dossier patient.
Les premières rencontres avec les intervenants
Grâce aux informations consignées, le logiciel permet de lister les intervenants qui devront rencontrer Hervé à son arrivée. Des préréservations de créneaux sont définies pour une rapide prise en charge. Chacun sait quel nouveau patient il doit visiter et à quel moment.
L’organisation interne
Toujours dans une optique d’anticipation au moment de la préadmission d’Hervé, certaines actions prévisionnelles sont facilitées :
▶ la prévision des repas en tenant compte des spécificités de son régime alimentaire puisqu’il est diabétique ;
▶ les ressources humaines nécessaires pour sa prise en charge ;
▶ les besoins en pharmacie selon ses traitements en cours ;
▶ à l’échelle de l’établissement, le suivi des statistiques et du taux d’occupation des lits (tableaux de bord).
Rôle 2 - Informer
L’arrivée du patient
À l’entrée d’Hervé dans le centre SSR, il est installé dans le lit n°328. Tous les services - infirmières, pharmacie et médecins, a minima - concernés par ce patient en sont avertis par messagerie nominative. L’information vient automatiquement à eux. Chaque intervenant peut également faire la démarche de la rechercher, en consultant le tableau des flux des entrées et sorties, et ce, afin d’estimer la charge de travail à venir et s’organiser. Il obtient la réponse à une double question cruciale : quels patients rentrent demain et lesquels sortent ?
La consultation médicale d’entrée
Elle est déterminante pour la future prise en charge d’Hervé. C’est lors de cette rencontre que le médecin de l’établissement consigne dans le logiciel de suivi l’état du patient, l’histoire de sa maladie, son mode de vie, ses antécédents, etc. Il y prescrit par ailleurs :
▶ les médicaments ;
▶ les soins ;
▶ les examens ;
▶ les besoins en rééducation.
Les objectifs du médecin sont ainsi enregistrés et partagés auprès des utilisateurs du logiciel concernés par Hervé, soignants ou administratifs. Ces notifications par messagerie s’avèrent particulièrement utiles lors d’un changement de traitement ou de posologie. Dans le logiciel de suivi, le dossier médical patient agit comme un coordinateur.
Les biologies et examens complémentaires
Dès leur réception, les résultats d’Hervé sont directement classés dans son dossier personnel informatisé pour donner la possibilité au médecin de valider leur lecture. Le logiciel Rééducation informe les intervenants concernés de la réception des nouveaux résultats.
L’information partagée favorise l’autonomie des professionnels et est source de responsabilisation.
Rôle 3 - Planifier
Les protocoles de prise en charge
À ce stade, chaque professionnel peut mettre en place les protocoles adaptés et agir en fonction des directives écrites par le médecin. Nul besoin de reposer à Hervé les mêmes questions que celles déjà posées par le médecin lors de la consultation d’entrée. Ses observations et objectifs précédemment saisis alimentent le dossier informatique qui sert de guide aux différentes actions. Lorsque toutes les données sont partagées et à jour, l’objectif commun est plus facilement atteignable : le retour à la vie sociale du patient avec le maximum d’autonomie.
Les agendas des intervenants
Un logiciel comme Rééducation est au centre de l’organisation et du fonctionnement de la clinique de SSR puisqu’il doit servir à coordonner les agendas et à croiser les besoins des patients avec les disponibilités des intervenants et des plateaux techniques.
Précis, proposant des vues d’ensemble et de nombreuses fonctionnalités de recherche, il est un facilitateur.
Rôle 4 - Échanger
Le logiciel de suivi des patients se montre utile pour favoriser l’interaction entre les services grâce à la messagerie sécurisée. Celle-ci doit ainsi proposer d’aller au-delà de la consultation des messages automatiques ”événementiels” associés au séjour. Son rôle est également de permettre aux intervenants de communiquer par des messages personnalisés (texte, destinataire, etc.) auxquels ils peuvent associer des pièces jointes.
Rôle 5 - Sécuriser
La mission des intervenants
Traitement détaillé, constantes saisies, transmissions notées... L’ensemble du suivi du plan de soins assure la continuité de la prise en charge en cas d’absence inopinée ou de départ en vacances d’un membre d’une équipe. Le Journal des observations est un cahier de liaison numérique donnant la possibilité de se mettre à jour en un coup d’œil, évitant ainsi au doute de s’installer.
Également, la réception des messages automatiques diminue le risque d’erreur, selon deux niveaux : des signaux purement informatifs (durée maximale du traitement, redondance) et des alertes à visée sécuritaire (contre-indication formelle liée à une allergie par exemple).
Le suivi du patient
La pluralité des intervenants engendre une quantité importante d’informations quotidiennes. Le dossier de soins du patient permet d’avoir en permanence une vision synthétique et détaillée, de repérer les « reste à faire ». Il suit de manière logique les étapes effectuées par le personnel soignant (administration de médicaments, validation des actes, etc.).
La mise en commun des différentes synthèses et la comparaison des observations avec les objectifs définis à l’entrée simplifient la réévaluation des besoins d’Hervé à mesure que son séjour avance.
En outre, la vérification des interactions médicamenteuses est automatique car interfacée avec le Vidal.
Rôle 6 - Facturer
La facturation du séjour d’Hervé découle directement du dossier administratif constitué. Le suivi des prises en charge du régime général et de sa complémentaire santé est automatisé, basé sur le décompte de ses jours d’hospitalisation et de ses éventuelles permissions. Les factures sont le plus souvent télétransmises.
Important, DMA 2022 📣
Le logiciel de suivi proposé par DAI intègre les spécificités liées au PMSI (codage pathologie, dépendance, codage Csarr, etc.) et une vision fine de la dotation modulée à l’activité (DMA : prévision durée de séjour, valorisation du séjour, etc). Selon les dernières déclarations ministérielles concernant les valorisations, la DMA deviendra la norme en 2022, ce qui aura un impact certain sur le budget et la facturation des centres de SSR. Sur cet aspect, Rééducation est en capacité d’endosser un nouveau rôle : celui de lanceur d’alerte auprès des directions d’établissement. Il leur permet notamment d’évaluer la conséquence directe d’un dépassement de durée de séjour au regard d’une pathologie déclarée et de la durée prévisionnelle initialement identifiée.
Anticiper, informer, planifier, échanger, sécuriser, facturer. Ces différentes actions soutenant la mission des intervenants prouvent qu’un logiciel comme Rééducation, dédié aux centres de SSR, dépasse largement la facette administrative du suivi du patient. Il est un outil ”tout en un”, à la fois logiciel de prescription (LAP) et de dispensation (LAD). Il accompagne chacune des étapes médicales et paramédicales du patient hospitalisé, il sécurise les décisions prises tout du long du séjour.
La centralisation de toutes les données (biologie, scans, états physiopathologiques, allergies, motif d’hospitalisation, histoire de la maladie, etc.) donne l’accès à une vue d’ensemble d’un dossier, sans avoir besoin de partir à la chasse aux informations manquantes.
Un véritable tremplin vers la conciliation médicamenteuse !