Piloter l’activité de votre centre de SSR est une priorité. Au quotidien tout d’abord, vous souhaitez pouvoir consulter des statistiques afin d’anticiper au mieux l’organisation des intervenants médicaux et paramédicaux ainsi que les plannings des plateaux techniques. Vous avez besoin de données concrètes à analyser avant d’agir. En post-période également, vous devez faire l’analyse du réalisé, étudier des indicateurs de tendance et répondre aux demandes du PMSI.
“Avons-nous bien fait ?“, “Sur quels items pouvons-nous nous améliorer ?“ sont des questions récurrentes.
Pour vous aider dans cette mission de pilotage de votre établissement, votre logiciel de suivi du dossier patient peut être d’un grand secours. Faisons le point sur quelques-unes des fonctions d’analyse au quotidien accessibles depuis le logiciel Rééducation de DAI. Allons également plus loin avec l’outil requêteur, utile pour le recoupement de données multiples.
Analyse et pilotage du niveau d’occupation de votre centre de SSR
Les problématiques d’occupation des lits en hospitalisation complète et de places disponibles en hospitalisation de jour revêtent une importance majeure. À tout moment, vous devez être en mesure de suivre les taux de remplissage afin de :
prendre conscience du niveau d’activité de votre établissement sur une période ;
prévoir en conséquence l’organisation des intervenants et des compétences ;
procéder à des ajustements au niveau des plannings des plateaux techniques.
Voici quelques fonctions facilement accessibles dans Rééducation et qui fournissent des statistiques utiles relatives à l’occupation de l’établissement, à la disponibilité des soignants et plateaux techniques.
▶ La mesure de présence des hospitalisations de jour (HJ)
Selon les entrées et sorties enregistrées, cette fonction permet de suivre le taux de présence des patients, de le comparer au prévisionnel ainsi qu’à la capacité d’accueil de la structure.
Elle donne donc la possibilité de mettre au jour un fonctionnement en “sous-régime“ ou de s’interroger sur un autre problème (rythme des rendez-vous, surbooking, etc.).
Le pourcentage de séances non honorées (nombre de séances validées / nombre de séances prévues) visualisable en un coup d’œil vous donne un bon indicateur de qualité des plannings et calendriers des séances patients établis.
Les chiffres des hospitalisations de jour par discipline favorisent l’analyse des taux de présence dans les différents services (neurologie, traumatologie, polyvalent, etc.). Ils permettent de nuancer l’analyse globale et de donner d’éventuelles consignes rectificatives en cas de déséquilibre dans un des pôles.
▶ La recherche de disponibilités en HJ
Cette mission peut être un casse-tête pour celui ou celle qui n’a pas entre les mains un outil paramétré et fiable permettant d’identifier par semaine les jours où X créneaux sont disponibles pour des séances de Y et Z.
X : nombre de fois par semaine où le patient doit venir à la clinique pour des séances / nombre défini par le protocole de rééducation.
Y et Z : disciplines des séances (kinésithérapie, orthopédie, ergothérapie, etc.)
Pour établir le calendrier d’un patient, il faut avoir une vision la plus large possible des disponibilités en fonction du potentiel de prise en charge de chaque thérapeute et du nombre de patients déjà affecté.
Rééducation donne l’accès à des tableaux d’informations actualisés et multicritères aidant à ce paramétrage des rendez-vous.
Date à partir de laquelle un patient peut venir X fois par semaine
Répartition des places disponibles entre tous les thérapeutes
Disponibilité par discipline et par semaine
Disponibilité par intervenant et par jour Le logiciel propose également une analyse fine par demi-journée et par semaine.
Capacités d’accueil de la structure de SSR
Comparatif de l’état des rendez-vous de chaque professionnel
Différentes combinaisons possibles pour le calendrier de soin d’un patient
▶ L’occupation des lits en hospitalisation complète (HC)
Grâce à cette fonction, vous savez en deux clics si votre centre de SSR peut accueillir un nouveau patient. Elle indique en effet :
le nombre de lits disponibles chaque jour pour une période définie ;
les numéros de lits disponibles pour l’attribution à des nouveaux entrants ;
le jour à partir duquel le centre peut accueillir un nouveau patient en HC.
Elle se montre d’une grande utilité lorsque vous devez répondre à une sollicitation de place en hospitalisation complète reçue via l’outil “Trajectoire“.
▶ La comparaison des créneaux disponibles entre intervenants d’une même profession
On peut dire que c’est le nerf de la guerre organisationnelle ! Vos intervenants ont des jours de présence différents, ils ont des créneaux hors séances patients, des formations, ils prennent des jours de congés, etc. La fonction “Agenda“ de Rééducation offre la possibilité de trouver des créneaux disponibles dans les agendas des intervenants.
Prenons un exemple : sur un unique écran, apparaissent, pour une période choisie, les agendas croisés de tous les rééducateurs.
Pour mieux percevoir les capacités de planification offertes par Rééducation, nous vous invitons à découvrir ici Rééduc’planning
Suivi et analyse de votre dotation modulée à l’activité (DMA)
Abordons ici une question cruciale : celle des GME (groupes médico-économiques) et des dotations. DAI a conscience que ce n’est pas une affaire facile, que gérer des patients ne peut s’affranchir de la réalité médicale, des complications éventuelles, des aléas de la vie, puisque c’est avant tout d’humain et de santé que nous parlons ! Chez DAI, nous ne l’oublions pas.
Nous comprenons également l’importance de la DMA pour votre établissement, son fort impact sur la santé financière de votre structure.
Ainsi, nous avons pensé les fonctions de pilotage informatique liées aux GME pour qu’elles soient une béquille à votre mission de vigilance.
Chaque patient étant associé à une pathologie et donc à une codification GME, il vous importe d’identifier sa durée de séjour.
Rééducation vous délivre cette information en temps réel, permettant au médecin habilité de procéder à d’éventuels ajustements de codification :
si l’indication initiale ne lui parait pas réaliste au regard des pathologies observées ;
si la situation du patient a évolué en cours de séjour.
Les différentes données que vous visualisez à l’écran vous simplifient le contrôle à plusieurs niveaux :
vérification de la pertinence du codage GME pour chaque patient ;
alerte sur le nombre de jours d’hospitalisation en cas de dépassement de la durée prévisionnelle prévue par le GME.
Le requêteur, outil idéal pour réaliser vos requêtes personnalisées
En post-période, vous avez souvent besoin d’aller plus loin que les statistiques de première intention consultables au quotidien sur votre logiciel de suivi. Certaines demandes de la HAS peuvent également vous amener à devoir effectuer des recoupements entre plusieurs critères, affiner votre niveau d’analyse, comparer des données entre plusieurs périodes.
Par exemple, vous envisagez une requête pour comparer les nombres de synthèses réalisées sur chaque patient au 1er semestre 2020 à ceux du 1er semestre 2019.
Pour y parvenir, c’est un outil d’extraction de données personnalisées qu’il vous faut utiliser.
Nommé “le requêteur“ dans Rééducation, il reçoit vos requêtes spécifiques, celles qui ne sont pas spontanément disponibles dans le logiciel, et génère des tableaux de résultats selon les critères que vous avez préalablement définis.
Le champ est libre, les possibilités de requêtes sont infinies !
Le requêteur est ainsi le meilleur moyen pour :
“faire parler les chiffres“ d’une période sur plusieurs critères en les comparant à une précédente ;
obtenir des indicateurs en vue d’éventuelles mesures rectificatives ;
générer des fichiers sous forme de tableaux de suivi, servant de supports de travail, de projection en réunion.
Nous avons évoqué dans cet article certains des outils de pilotage que vous offre le logiciel de suivi du dossier patient Rééducation. Ils vous donnent des données chiffrées vous permettant d’influer sur les indicateurs de votre établissement, dans un objectif d’amélioration de la qualité. Ainsi la collecte et l’analyse des données sous-tendent une action pragmatique, des démarches d’amélioration ponctuelles ou continues.
Aides au suivi de l’activité au quotidien ou à l’introspection en fin de période écoulée, ces outils présentent des avantages organisationnels, financiers autant que stratégiques pour les responsables de centres de SSR.
Pour toute question sur ce sujet du pilotage, ou sur un autre d’ailleurs, vous pouvez nous contacter par mail ou par téléphone au 04 67 666 888.