Vous cherchez à comparer les différents logiciels de dossiers patients informatisés (DPI) existants en vue d’équiper votre établissement de soins de suite et de réadaptation ?
Vous trouvez que votre actuelle solution n’est pas optimale, qu’elle manque de souplesse, qu’elle coûte trop cher, qu’elle intègre mal le PMSI ou encore qu’elle ne répond pas à l’exhaustivité de vos attentes ?
Découvrez nos 6 conseils destinés à vous aider à faire un choix plus éclairé, à savoir quels critères sont déterminants.
1. Vérifiez que toutes les étapes du parcours patient sont suivies
Le logiciel de suivi du parcours des patients dans un établissement de SMR est un outil qui apporte une aide considérable au quotidien. Pour qu’il exprime tout son potentiel, l’implication des équipes en place est indispensable. Plus elles montrent la volonté de s’approprier le logiciel et de le paramétrer correctement, plus son usage est optimisé.
Autre aspect décisif : l’étendue des thématiques traitées par le logiciel. Ce dernier est d’autant plus fonctionnel qu’il apporte une réponse complète. Ainsi, il est important de s’assurer que toutes les étapes du séjour d’un patient soient informatiquement couvertes, qu’elles soient à jour et puissent être partagées en temps réel par l’ensemble des intervenants habilités.
La préadmission, une étape incontournable
Le dossier médical (prescriptions, comptes rendus d’observation)
Les soins (constantes, plannings, transmissions...)
Le circuit du médicament, la gestion de la pharmacie
Le programme de rééducation, le planning du patient et des intervenants
Le PMSI
Le dossier administratif et la facturation
Seul un outil traitant tout le circuit du patient permet un suivi optimisé et fiabilisé des soins.
2. Étudiez le nombre d’interfaces, moins il y en a, mieux c’est !
Dans votre étude du marché des logiciels pour SMR, le nombre d’interfaces composant les différentes solutions informatiques est un critère important. Il a un impact direct sur la prise en main par les équipes et la fluidité d’utilisation au quotidien.
Si vous cumulez : un logiciel de gestion administrative des patients (GAP), un logiciel pour le dossier patient informatisé (DPI), un autre pour la pharmacie, encore un pour le PMSI, et un dernier pour la gestion des plannings... Il devient vite fastidieux de devoir ouvrir plusieurs interfaces et de jongler d’un écran à l’autre pour trouver une quelconque information. L’utilisateur subit une perte d’efficacité liée à la multiplication des manipulations. Il perd également en instantanéité car l’information ne peut pas être à jour en temps réel à deux endroits différents. Il y a toujours un décalage, et cela, même si des efforts sont réalisés au niveau de l’interopérabilité, technique consistant à interconnecter plusieurs logiciels.
Par ailleurs, avoir différentes interfaces signifie différentes ergonomies, chacune ayant son propre “look“, sa propre logique, donnant le sentiment de devoir s’adapter.
Face à cela, le logiciel dit “intégré“ se distingue. Il est un tout en un qui fait circuler le flux d’information en temps réel d’un bloc à l’autre : dès la prescription du médecin enregistrée, elle part à la pharmacie, les alertes messagerie se déclenchent, etc. Le logiciel intégré regroupe toutes les fonctions de l’outil informatique, sans que le suivi du patient ne se fasse par une superposition de briques qu’il faut alimenter de façon indépendante.
Le logiciel intégré réduit le nombre de manipulations des intervenants. Un thérapeute peut travailler sur plusieurs dossiers en même temps, avec une fluidité maximale.
Il garantit l’unicité de l’information, synonyme de l’intégrité des données. Partout où elle apparaît, une information est à jour, identique.
3. Recherchez une alimentation efficace du PMSI
C’est un point qui pèse dans la balance. Demandez-vous : idéalement, comment je souhaiterais que la génération du PMSI se fasse ? Certains logiciels vont plus loin que d’autres et allègent grandement la charge de travail liée au codage (CIM10, CCAM, CSARR), évitant d’avoir à recopier plusieurs fois les informations.
Un mot d’ordre ici encore : la fluidité. Appréciez la capacité d’un logiciel à alimenter automatiquement le module PMSI, et ce, en fonction des informations renseignées par les intervenants dans les différents autres modules du logiciel intégré.
Les sources le permettant :
L’identification des pathologies. Lors de la consultation d’entrée, le médecin note les maladies dans le dossier médical du patient. Le codage de la classification internationale des maladies et des comorbidités découle de ces saisies, sans intervention spécifique de sa part.
Le degré d’autonomie. Lorsque les aides-soignantes décrivent les soins pratiqués pour chaque patient, par chambre. Cela alimente automatiquement la dépendance du patient.
Le planning des intervenants. Quand les différentes professions paramédicales indiquent chaque jour les actes des séances réalisées avec les patients. Cette action renseigne automatiquement les données du PMSI. Cela évite les informations notées sur des feuilles de papier pour être ensuite reportées manuellement !
Nourri au fil de l’activité, le PMSI peut découler des saisies correctement effectuées.
Un logiciel qui l’intègre non comme “une brique à part“ mais comme un module “dans le dur“, parmi les autres, fait économiser en énergie et en temps. Surtout, il devient inutile d’assigner une personne à la fastidieuse saisie des résumés hebdomadaires de séjour.
Également, l’intégration du PMSI facilite le contrôle. Une donnée publiée correspond à des éléments concrets issus du dossier patient et pas à des données théoriques standardisées. Le PMSI est ainsi le reflet de la réalité. L’établissement peut justifier les codifications.
4. Misez sur la souplesse, le potentiel de personnalisation
Un outil informatique généraliste, développé dans une optique plurisectorielle - pour des établissements sanitaires de natures diverses - présente certaines limites pour répondre avec finesse aux besoins spécifiques des SMR. Il est moins “pointu“ et plus rigide qu’un logiciel mono secteur, pensé dès sa création exclusivement pour ces établissements. La principale différence se fait sur le potentiel d’évolution et de personnalisation. Ces points qui facilitent l’implication des utilisateurs.
Vous pouvez porter votre attention sur les questions suivantes.
Le logiciel que vous envisagez d’acheter peut-il s’adapter aux caractéristiques de votre organisation interne dans la gestion informatique du parcours de vos patients ?
Le fournisseur laisse-t-il des possibilités de paramétrage, de détermination de priorités ou de personnalisation des libellés des critères du glossaire des soins, du dossier patient, etc ?
La base de données utilisée permet-elle à l’éditeur de développer rapidement, de s’adapter aux demandes d’évolutions ou de nouvelles fonctions au fil du contrat ?
Mieux vaut éviter un logiciel trop figé. Les seules évolutions obligatoires liées aux changements de réglementation ne suffisent pas. La vie d’une clinique et les besoins émergents nécessitent régulièrement d’aller plus loin.
5. Ne négligez pas la capacité de gestion des plannings
Que ce soit pour un plateau technique de 5 ou de 50 personnes, optimiser la gestion des agendas est incontournable pour un établissement de santé. S’il traite cette fonction, votre logiciel de suivi du parcours patient peut être une réelle aide à la planification, à l’organisation.
Le principal objectif à poursuivre : la mise en corrélation des activités prescrites aux patients avec les disponibilités des rééducateurs et des plateaux. Elle peut être assurée grâce à une interconnexion entre les différents plannings (patients, intervenants, activités) et une identification rapide des disponibilités de chacun.
Les solutions généralistes d’agendas en ligne montrent rapidement leurs limites. En l’absence de fonctionnalités fines, tous les rendez-vous doivent être notés un à un, sans visibilité dans le temps, sans mutualisation des saisies.
Au contraire, un véritable outil de programmation se montre très utile, capable d’assurer des recoupements d’agendas, d’apporter des réponses précises et fiables à des demandes de disponibilités, d’organiser efficacement le planning d’un patient...
6. Prenez garde aux coûts cachés
Le plus souvent, l’investissement dans une solution logicielle pour une structure de type SMR se décompose en deux postes :
▶ l’achat initial (licence, installation, paramétrage, formation) ;
▶ les frais de maintenance.
Dans la question du coût global revient la notion du nombre d’interfaces comprises dans la solution envisagée (cf. conseil n°2.). Un éditeur informatique proposant un outil composé de plusieurs logiciels, plusieurs interfaces donc, facture un montant plus élevé à l’achat (multiplication des serveurs) mais également à la maintenance (multiplication des contrats). Seul le logiciel intégré peut se révéler moins onéreux.
Autre point relatif aux coûts à prendre en compte : ceux qui n’ont pas été anticipés, qui sont facturés au fil de l’eau. Ces additifs découlent le plus souvent de demandes ponctuelles des structures de SMR, comme celles pour des extractions de données. Il est préférable de se questionner avant de signer : que comprend précisément le contrat de maintenance ? Les éventuels coûts cachés sont toujours mal vécus à réception des factures.
Nous avons déroulé les principaux points d’attention à avoir à l’esprit en phase de comparaison puis de choix d’un logiciel pour centre de SMR. DAI est une société éditrice 100 % française qui s’est positionnée voilà deux décennies pour équiper les centres de soins de suite et de réadaptation. Son statut historique de spécialiste mono secteur lui octroie des connaissances pointues et le recul nécessaire pour percevoir les besoins fondamentaux de ces cliniques.
Un dernier petit conseil pour la route !
Afin d’optimiser la prise en main d’un nouveau logiciel par les équipes, il est judicieux de déléguer à un référent interne le suivi de la mise en place ainsi que des évolutions en cours de vie du contrat. Cette mission peut idéalement faire partie de la fiche de poste, elle compte notamment : les paramétrages spécifiques à l’établissement, l’accompagnement à l’utilisation, la remontée centralisée des questions, le suivi des mises à jour...
Pour toute question sur nos solutions informatiques ou pour approfondir le sujet du logiciel “intégré“,
appelez Emanuel Archambault au 06 95 70 76 39